Ивентум

Как построить команду в ивент-агентстве и не сойти с ума

Почему от команды зависит всё

Вы можете быть гением режиссуры и мастером тайминга. Но один человек не делает ивент. Его делает команда. Причём не просто «люди на телефоне», а специалисты, которые не забудут договориться с подрядчиками, не потеряют артистов в день мероприятия, не решат взять займ на карту без отказа и без проверки мгновенно без вашего согласия и не перепутают розетку для проектора с зарядкой для дрона.

как построить команду и открыть ивент агентство

В ивент-агентстве команда — это не штат ради штата. Это ядро, на котором держится каждый проект. Слаженная команда экономит часы, спасает репутацию и увеличивает прибыль. А значит — управлять людьми здесь не просто важно, а критически необходимо.

Кто делает праздник: основные роли в ивент-команде

1. Ивент-менеджер (Project Manager)

Главный координатор всего процесса. Он ведёт проект от брифа до отчета, управляет подрядчиками, держит связь с клиентом, следит за таймингом и бюджетом. Это «шеф» каждого ивента.

2. Координатор

Работает в полях. В день ивента — на локации, с рацией в руках. Руководит логистикой, перемещениями, персоналом. Его фраза «на входе очередь из 40 человек, запускаем!» — бесценна.

3. Креативный продюсер или сценарист

Разрабатывает концепт, пишет сценарий, подбирает стилистику, героев, интерактивы. От него зависит, будет ли событие «просто красиво» или «вау!».

4. Декоратор / дизайнер

Создаёт визуальное оформление: от бренд-зоны до рассадки гостей. Работает с цветами, светом, композицией и логикой пространства.

5. SMM-специалист / контентщик

Ведёт соцсети, снимает backstage, монтирует рилсы, публикует сторис в день мероприятия. Создаёт цифровой след, который работает как маркетинг.

6. Технический продюсер

Отвечает за свет, звук, видео, сцену, технику, электрику. Он знает, как не спалить пульт за 2 млн рублей и как вывести нужную презентацию на 12 экранах одновременно.

7. Администратор / ассистент

Решает мелкие, но важные задачи: от покупки воды до вызова такси артисту. Часто становится универсальным бойцом.

Всё это — базовая команда. В проектах могут участвовать маркетологи, HR-менеджеры, костюмеры, повара, водители и 20 других специалистов. Но именно от ядра зависит успех каждого события.

Где искать людей и как понять, что они подойдут

Поиск:

  • Публикуйте вакансии на hh.ru, «Авито», Telegram-каналах («Работа в ивенте», «Event Jobs»).
  • Смотрите на выпускников профильных вузов (РАНХиГС, ВШЭ, МГУКИ).
  • Привлекайте фрилансеров с рекомендациями. Часто именно они становятся вашими первыми штатными сотрудниками.

На что смотреть:

🧠 Hard skills:

  • Умение работать с таблицами, CRM, таймингом, договорами.
  • Опыт ведения проектов, техническое понимание площадок, знание подрядчиков.
  • Навыки презентации, составление смет, написание сценариев.

💡 Soft skills:

  • Стрессоустойчивость. Мероприятия — это всегда форс-мажоры.
  • Коммуникабельность. Люди должны уметь слушать и слышать.
  • Проактивность. Сотрудник, который «ждёт указаний», — это риск.

Вопросы на собеседовании:

  • Расскажите про мероприятие, которое вы спасли.
  • Опишите самый нестандартный запрос клиента.
  • Как вы работаете с жалобами?

Тестовое задание:

  • Придумать концепт welcome-зоны.
  • Составить тайминг открытия форума на 300 человек.
  • Написать бриф для декоратора.

«Хороший сотрудник — это не тот, кто нравится. Это тот, кто решает задачи» — правило подбора из «Пиши, сокращай 2025».

Как удержать лучших и мотивировать команду

1. Деньги — важны, но не единственные

  • Выплачивайте бонусы за успешные проекты.
  • Делайте процент от чистой прибыли.
  • Не задерживайте оплату фрилансерам. Это ваша репутация на рынке.

2. Карьерный рост и развитие

  • Назначьте наставников.
  • Давайте расти: координатор может стать менеджером через 6 месяцев.
  • Оплачивайте профильные курсы (например, «Ивент-директинг» или «Продюсирование мероприятий»).

3. Культура внутри агентства

  • Вводите короткие ретроспективы после проектов: «Что получилось? Что улучшить?»
  • Проводите мини-ивенты для команды.
  • Признавайте вклад: «Спасибо, что спасли свадьбу, когда ведущий опоздал на два часа».

4. Честность

  • Говорите о выручке, задачах и целях.
  • Давайте людям ощущение, что они часть команды, а не винтики.

5. Свобода и доверие

  • Не контролируйте каждый шаг.
  • Стройте команды, в которых каждый — мини-предприниматель.

Запомнить

  • Без сильной команды вы не сделаете сильный ивент.
  • Ключевые роли: менеджер, координатор, дизайнер, техспец.
  • Ищите не резюме, а результат: реальные проекты, реальные отзывы.
  • Удерживают не только деньги, но и уважение, рост и культура.
  • Команда — это ваш актив, а не статья расходов.